Kserokopiarka to urządzenie, które stało się symbolem biur i wszelkich miejsc użyteczności publicznej typu biura czy urzędy. Jest to urządzenie, które sprawia, że wydajność obiegu dokumentów wchodzi na nowy wyższy poziom. W związku z czym funkcjonowanie większości biur bez wysokiej jakości kserokopiarki wydaje się niemożliwe.
Jak wybrać wysokiej jakości kserokopiarkę biurową?
Możesz kupić nową kserokopiarkę, zastosować leasing lub kupić urządzenie poleasingowe. Podstawowe czynniki, na które należy zwrócić uwagę, to format papieru, szybkość druku, energooszczędność oraz kosztowność części eksploatacyjnych.
Poza zwróceniem uwagi na powyższe podstawy śmiało można się pokusić o nieco bardziej innowacyjne rozwiązania technologiczne takie jak możliwość drukowania z urządzeń mobilnych, uwierzytelnienie za pomocą innego urządzenia, możliwość drukowania z chmury oraz kwestie związane z integracją urządzenia z istniejącym systemem obiegu dokumentów.
Kserokopiarka jest elementem wspomagającym obieg dokumentów w organizacji
Warto pamiętać o tym, że zakup kopiarki wysokiej jakości np. kopiarki Canon to coś więcej niż zakup urządzenia kopiująco-drukującego. Jest to urządzenie wielofunkcyjne w pełnym tego słowa znaczeniu, co oznacza, że mówimy o systemie zarządzania dokumentami. Prawidłowo wdrożone kserokopiarki Canon pozawalają uprościć i zautomatyzować codzienną pracę. Co z kolei przekłada się na bardziej zorganizowane zarządzanie informacją, zwiększenie wydajności, usprawnienie procesów i w efekcie obniżenie kosztów funkcjonowania organizacji.
Elektroniczny obieg dokumentów to także dbałość o bezpieczeństwo przepływu informacji oraz ochrona danych. Szybkie i wydajne skanowanie, kopiowanie i przechowywanie dokumentów możliwe jest tylko tam, gdzie każdy element łańcucha, po którym krąży dokument charakteryzuje się odpowiednią jakością. Odpowiedzią na tą potrzebę jest wysokiej jakości kserokopiarka, którą można zintegrować z bazą danych, systemem EDI oraz wewnętrznymi procedurami.